De acordo com a Associação Internacional para Gerenciamento de Informações e Imagens - AIIM, 94% das informações que trafegam no mundo estão em papel, percentual este que sinaliza negativamente o uso irracional da matéria-prima. Como alternativa eficaz para o problema e na busca pela celeridade na informação, o Comissariado de Menores da Comarca de Porto Velho digitalizou todos os seus documentos, viabilizando consultas precisas e confiáveis na execução de procedimentos do setor.
De acordo com o chefe do comissariado, Raiclin Lima da Silva, em 2009 foi feito um estudo sobre a necessidade da digitalização. Dada a autorização pelo Juiz Dalmo Antônio Bezerra de Castro, Titular da Vara da Infância e da Juventude da capital, o trabalho iniciou no segundo semestre e foi concluído em fevereiro deste ano . "A prática consistiu na conversão de documentos em papel, como auto de infração, termo de visita, termo de comparecimento, mapas das localidades e fotografias" explicou. Todos esses arquivos passaram por um "scanner", equipamento que transforma o que está no papel em imagens e as armazena no computador. Esses arquivos digitais serão mensalmente copiados e armazenados em outro espaço (backup) para a segurança na guarda desses dados.
Segundo Raiclin Lima, antes da digitalização a gestão dessas informações era descentralizada e as áreas que manuseavam esses documentos estavam ilhadas, sem qualquer compartilhamento, o que gerava demora no atendimento e repetição de procedimentos. "Com a digitalização e o gerenciamento eletrônico, todas as informações são organizadas e centralizadas em um único canal, permitindo o múltiplo acesso para os comissários, otimizando com isto as atividades do setor".
O chefe do comissariado disse ainda que todas as informações digitalizadas estão seguras, conforme atestou a própria Coordenadoria de Informática do TJRO. "A segurança é primordial, pois trabalhamos com dados sigilosos", destacou ele.
Com isso, há uma economia no papel que era consumido no setor, pois tudo que era feito em duas vias, agora utiliza apenas uma com o trâmite interno por meio digital.
A tecnologia aumentou a celeridade do trabalho cotidiano e dará ainda mais eficácia às ações de fiscalização. "Quando precisamos saber se o estabelecimento já foi autuado, por exemplo, pegamos o notebook e fazemos uma varredura geral, por meio do cadastro de pessoa física, CNPJ ou RG (identidade). Todos os dados aparecem de forma rápida e precisa com apenas um toque", conclui.
